Karrierefaktor Pause

„Es ist nicht wenig Zeit, was wir haben, sondern es ist viel Zeit, was wir nicht nutzen.“ Seneca, Dichter und Philosoph, 4 v. Chr.

Diese Aussage hat im Jahr 2010 an Aktualität nicht verloren. Oder?

„Sorry, keine Zeit...!“
„Wieder keine Zeit gehabt für...“
„Der Tag hat einfach zu wenig Stunden!“
„Mein nächstes freies Zeitfenster ist in drei Wochen.“

In diesen Formulierungen drückt sich unsere tägliche Zeitnot aus. Der geläufige Satz: „Ich habe keine Zeit“ ist objektiv betrachtet die Unwahrheit. Jeder Mensch hat Zeit. Zeit ist sogar ein fair verteiltes Gut. Jeder Mensch hat davon pro Tag gleich viel, nämlich 86.400 Sekunden. Zeit verrinnt unwiederbringlich und kontinuierlich in einem Takt von sechzig Sekunden in der Minute, sechzig Minuten in der Stunde, vierundzwanzig Stunden am Tag.
Und: Vergangene Zeiten können nicht wiederkehren.

Objektive Zeit und subjektives Zeiterleben

Eine Stunde ist eine Stunde, ist eine Stunde..., sagt die objektive (Uhr-) Zeit. Seit zirka 700 Jahren wird die Zeit mit Räderuhren gemessen. Seitdem ist unser Zeitverständnis linear.
Das subjektive Zeitempfinden ist häufig ein anderes. Ein Urlaub, eine interessante Aufgabe, ein Abend mit FreundInnen ‒ „die Stunden vergehen wie im Flug“. Ganz anders die Zeit beim Zahnarzt, das Warten auf einen geliebten Menschen oder die Arbeit an einer unangenehmen Aufgabe – all ‘dies‘ wird begleitet von einem Gefühl der Ewigkeit.

Zeitnot als Statussymbol

Wie viel Lebenszeit uns zur Verfügung steht wissen wir nicht. Dennoch gehen wir gerade mit dieser unserer Lebenszeit scheinbar sorglos um, schieben Wichtiges auf und lassen uns vom Diktat der Dringlichkeit bestimmen. Zeitnot ist zum Statussymbol avanciert. Wer keine Zeit hat, ist wichtig. Und wer Zeit hat, erscheint irgendwie verdächtig in unserer Gesellschaft.

Zeitersparnis

Plötzlich waren sie da, die Seminare, Workshops und Trainings zum Thema Zeitmanagement. Sie schossen wie Pilze aus dem feuchten Waldboden der Trainingsanbieter und waren im Handumdrehen ausgebucht. Viele Firmen investierten gerne in diese Zeitangebote, versprachen sie doch, Zeitprobleme zu einem Auslaufmodell zu machen. Tagespläne, Wochenpläne, Monatspläne, Jahrespläne gehörten nun in jede Aktentasche. Die Mitarbeitenden größerer Firmen wurden mit in Leder gebundenen Zeitplanbüchern bedacht. Bald kamen elektronische Timer hinzu. Die Hersteller versprachen, die Zeitplanung noch einfacher und somit zeitsparender zu gestalten. Zeitmanagement ist zum Schlagwort geworden. Zeitmanagement gilt als Zaubermittel zur Problemlösung schlechthin.

Dabei kann der Mensch Zeit nicht managen. Zeit verstreicht in einem unerbittlichen Takt.

Effektivität und Effizienz

Falsch verstandenes Zeitmanagement hat zum Ziel immer mehr Aufgaben in immer kürzerer Zeit zu erledigen.

Bei einem klugen Zeitmanagement geht es nicht um Geschwindigkeit sondern um Effektivität und Effizienz. Effektivität heißt die richtigen Dinge zu tun und Effizienz, die Dinge richtig zu tun.
Zeitmanagement-Techniken können helfen, sorgsam mit der Ressource Zeit umzugehen. Denn hier geht es um Themen wie Prioritätensetzung, Zeitdiebe, Zielorientierung, Delegation, Pufferzeiten und ‘Aufschieberitis’ .
Das Wort NEIN kann beispielsweise sehr zeitsparend sein.

Hier noch zwei und meines Erachtens hilfreiche Zeitplanungsmethoden zum Ausprobieren:

Die ALPEN-Methode

Aufgaben, Ideen, Termine, Aktivitäten aufschreiben

• Unerledigtes vom Vortag
• Neue Arbeiten
• Termine, Telefonate, Mails

Länge des Zeitbedarfs schätzen

• Hinter jede Aufgabe eine Zeiteinschätzung schreiben, Limit ansetzen, Störungen ausschalten
  Dadurch:
• Bewusstheit über Zeitbedarf und Entwicklung realistischer Zeitpläne

Pufferzeiten einplanen

• „Erstens kommt es anders, zweitens als man denkt“
  Störungen und Probleme sind unvermeidbar
  60% der zur Verfügung stehenden Zeit verplanen
  40% als Pufferzeit festlegen
• Reserveaufgaben für ungenutzte Pufferzeiten festlegen

Entscheidungen über Prioritäten treffen

• Wichtig? Dringlich? Vorsicht: Diktat der Dringlichkeit
• Prioritäten setzen, Delegieren, „Nein-sagen“ (hat Konsequenzen)

Nacharbeiten des Tages

• 10 Minuten Zeit täglich
  Nachbereitung des Tages/Vorbereitung des folgenden Tages z. B. Unerledigtes übertragen

A B C – Analyse

• Welche Ihrer Aufgaben sind sehr wichtig und sollten sofort erledigt werden?
• Welche Aufgaben sind wichtig und sollten terminiert werden?
• Welche Aufgaben sind weniger wichtig und können gegebenenfalls delegiert werden?

Meine A- Aufgaben / sehr wichtig
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Meine B- Aufgaben / wichtig
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Meine C- Aufgaben / weniger wichtig
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